วิธีการสำรองข้อมูลอีเมลสำหรับผู้ที่ใช้งาน Outlook ในบทความนี้จะแสดงวิธีการสำรองข้อมูลด้วยวิธีการ Manual Archive โดยจะสร้างสร้างไฟล์ .pst เปล่าๆ เพื่อใช้เป็นที่เก็บอีเมล์เฉพาะที่เราต้องการโดยการเลือกและลากไปเก็บไว้

ขั้นตอนการทำ

  1. เปิดหน้าโปรแกรม Outlook ขึ้นมา
  2. กดเมนู File ที่ด้านบนซ้ายของหน้าต่างโปรแกรม Outlook
    01
  3. ที่หน้า File ให้เลือกไปที่ Info > Cleanup Toos > Archive
    02
  4. จะขึ้นหน้าต่าง Archive ซ้อนขึ้นมา
    03
  5. ให้เลือกวันที่ตรง Archive Items Older than: ให้เป็นปีที่ก่อนใช้งานอีเมล์นี้ ในตัวอย่างเริ่มปี 2010
  6. เลือก Brows เพือเลือกสถานทีที่จะใช้เก็บไฟล์ที่จะทำการสำรองข้อมูลอีเมล "D:\BackupMail"
  7. ตั้งชื่อไฟล์ที่จะใช้สำรองข้อมูลอีเมล ตัวอย่างตั้งชื่อว่า "MailBackup-20160301"
  8. ตั้งชื่อเสร็จให้กด OK
    04
  9. เลือก Hi-light ตรงชื่ออีเมล์เพื่อให้ไฟล์ที่จะใช้สำรองข้อมูลมีโฟลเดอร์แบบเดียวกับต้นฉบับ
  10. เมื่อกด OK โปรแกรมจะดำเนินการสร้างไฟล์ "MailBackup-20160301.pst" ในสถานที่ที่เรากำหนดไว้ และจะเพิ่ม "Archives" โฟลเดอร์ขึ้นมาบนแถบด้านซ้ายของหน้าต่าง Outlook โดยเมื่อเราเปิดดูจะเห็นว่ามีโฟลเดอร์เช่นเดียวกับในอีเมลหลักเพียงแต่ไม่มีอีเมลอยู่เลย
    05
    06
  11. ขั้นตอนนี้เป็นการเริ่มสำรองข้อมูลอีเมล วิธีการคือให้กลับไปที่โฟลเดอร์อีเมลหลักของเรา ยกตัวเอย่างเช่นที่ Inbox ให้เลือกอีเมล์ที่เราต้องการจะทำการสำรอง แล้วกดลาก(หรือสามารถกด Copy โดยกดปุ่ม Ctrl+C) ไปวางยังโฟลเดอร์ Inbox ที่อยู่ใน Archive (หรือกด Ctrl+V เพื่อวางยังโฟลเดอร์ปลายทาง)
    07
  12. จะเห็นว่ามีอีเมลที่เราลากมาวางเพิ่มขึ้นมาอยู่ในโฟลเดอร์ Archive ให้ทำเช่นนี้กับอีเมล์ทุกฉบับที่ต้องการสำรอง (สามารถเลือกได้ทีละหลายๆฉบับโดยการกด Shift ค้างและใช้เมาส์กดเลือกเพื่อเลือกอีเมลทีละหลายๆฉบับ)
    08
  13. วิธีการนี้มีข้อดีคือเราสามารถเลือกเฉพาะอีเมลที่เราต้องการจะสำรองได้โดยเราเป็นผู้เลือกเอง
  14. เมื่อทำการสำรองข้อมูลอีเมล์เสร็จแล้วให้คลิ๊กขวาที่ Archive แล้วเลือก Close "Archive"
    09
  15. เปิดไฟล์ "MailBackup-20160301.pst" ซึ่งเราเลือกเก็บไว้ที่ "D:\BackupMail" ดูที่ Size จะเห็นว่ามีขนาดเพิ่มขึ้นตามจำนวนการสำรองอีเมล ให้ Copy ไฟล์นี้เก็บไว้เพื่อใช้ไปเปิดที่เครื่องอื่น หรือเก็บสำรองไว้ในที่ที่ต้องการ (ก่อนจะ Copy ไปต้องกดปิดในข้อที่ 14 ก่อนมิฉะนั้นจะขึ้นว่า copy ไม่ได้มีการใช้งานไฟล์นี้อยู่)
    10
  16. วิธีการใช้งานไฟล์ .pst ("MailBackup-20160301.pst") ให้เปิด Outlook เครื่องที่ต้องการจะใช้เปิดดูไฟล์ที่ได้ทำการสำรองข้อมูลมา ไปที่เมนู "File > Open&Export > Open Outlook Data File"
    11
  17. เลือกไฟล์ .pst ("MailBackup-20160301.pst") ที่ได้ copy มาจากเครื่องที่สำรองข้อมูล แล้วกด OK
    12
  18. จะเห็นว่ามี "Archive" แสดงขึ้นบน Outlook
    13
  19. เมื่อเปิดออกมา จะเห็นมีอีเมลที่เราได้ทำการสำรองไว้ เท่านี้เป็นอันใช้ได้
    14

จบ -

⭐⭐⭐⭐⭐⭐⭐⭐⭐⭐⭐⭐⭐⭐⭐⭐⭐⭐⭐⭐

itorama #รับทำเว็บไซต์ #รับออกแบบเว็บไซต์ #ทำเว็บบริษัท #ทำเว็บองค์กร #ทำโมบายแอพ #รับเขียนแอพพลิเคชั่น #ปรึกษาฟรี

Itorama Consulting (Thailand) Co.,Ltd. (https://www.itorama.com)
Tel: 026887011 | Line@: https://line.me/ti/p/~@itorama

สนใจทำเว็บไซต์องค์กร และธุรกิจ เต็มระบบ ครบวงจร ออกแบบและพัฒนา ตามความต้องการของลูกค้า ไม่ใช่เทมเพลต ด้วยทีมงานนักพัฒนา In-House สามารถ ติดต่อ/สอบถามทีมงานของเราได้ ยินดีให้คำปรีกษา ฟรี